Membuat Email Notifikasi Google Form dalam Format HTML

Sebenarnya artikel ini adalah artikel lanjutan dari artikel sebelumnya yang membahas mengenai cara mengaktifkan notifikasi email google form ke 2 atau lebih akun email sekaligus, di artikel kali ini kita akan coba bahas mengenai Cara Membuat Email Notifikasi Google Form dalam Format HTML.


Google form adalah salah satu tool alternatif untuk membuat formulir online berbasis web dengan cepat dan mudah, tool ini selain mampu menyajikan antarmuka yang dapat dioperasikan dengan mudah untuk membuat form atau formulir online, ternyata tool ini dilengkapi juga dengan script khusus yang dapat kita libatkan untuk mendukung kelemahan dari antar muka google form.

Memang Jika hanya mengandalkan sisi desain saja tidak banyak yang bisa dilakukan oleh google form, barangkai hanya mampu membuat sebuah tampilan saja sebagai media untuk input data, namun dengan adanya google script google form mampu kita atur sedemikian rupa sehingga bisa kita gunakan sesuai kebutuhan secara dinamis.

Salah satu fungsi google script untuk google google form adalah membuat email pemberitahuan dimana isi email bisa kita atur dan desain sesuai dengan yang diinginkan.

Email tersebut akan berfungsi tatkala ada pengguna yang melakukan input data atau submit data melalui formulir online google form, setiap kali responder selesai memasukan data melalui formulir google form, maka sebuah email khusus akan dikirimkan secara otomatis, baik ke email responder (yang melakukan input data) maupun email untuk pihak yang menyajikan formulir tersebut.

Dengan adanya notifikasi melalui email otomatis, formulir online google gorm akan menjadi lebih interaktif sehingga setiap informasi data baru yang disubmit bisa  diketahui dengan cepat.

Cara Membuat Email Notifikasi Google Form dalam Format HTML

Berbicara mengenai email, sebenarnya ada dua jenis konten email yang bisa kita buat, yang pertama dalam format plain text dan yang kedua dalam format HTML,

Isi email dalam format plain text, hanya akan menampilkan pesan email berupa tulisan saja tanpa adanya dekorasi sedikitpun, murni hanya dalam bentuk tulisan saja.

sedangkan isi email dalam format HTML, akan mampu untuk menampilkan gambar, tulisan berwarna, tulisan yang ditebalkan dan format lainnya sama halnya sebuah tampilan halaman web yang kaya akan warna gambar dan berbagai format tulisan.

Melalui artikel kali ini kita akan coba membuat email notifikasi untuk formulir gogle form dalam format html, menggunakan google script untuk google form.

Untuk kasus ini saya anggap anda sudah memahami bagaimana cara membuat formulir di google form, jika anda kebetulan belum faham, anda bisa meluangkan waktu untuk membaca artikel sebelumnya tentang panduan membuat formulir online dengan google form.

Berikut langkah-lagkah membuat email notifikasi google form dalam format HTML:

Langkah #1:
Masuk ke akun google drive anda, Untuk membuat formulir online anda.

untuk kasus ini sekali lagi anda saya anggap telah faham bagaimana cara membuat formulir google form, sekaligus tau apa itu spreadsheet google form.

Untuk latihan, Terlebih dahulu silahkan anda buat Formulir seperti gambar dibawah ini:


Formulir diatas akan menghasilkan spreadsheet secara otomatis, kurang lebih akan terlihat seperti gambar dibawah ini:


Langkah #2:
Aktifkan Script editor melalui data spreadsheet formulir anda

Silahkan aktifkan data spreadsheet anda, setelah spreadsheet aktif, klik menu Tools >  Script Editor..., terlihat seperti gambar dibawah ini:


Langkah #3
Pada script editor yang telah terbuka, silahkan anda masukan script dibawah ini:

//script email konfirmasi untuk dikirimkan kepada setiap responder
function emailConfirmation(e) {
  var name=e.values[1];// mengambil data nama dari spread sheet di kolom 1
  var email=e.values[2];//mengambil data email di kolom 2
  var userMessage=e.values[3];//mengambil data pesan di kolom 3
 
 
  var subject="Email Konfirmasi";
 
  var message=createHTMLHeader();
 
  message+="<b>Hai "+name+"</b><br/>";
  message+="Terima kasih anda terlah menghubungi kami<br/><br/>";
  message+="<b> Isi Pesan Anda</b><br/>";
  message+=userMessage;
 
  message+=createHTMLFooter();
 
  MailApp.sendEmail({to:email,
                     subject:subject,
                     htmlBody:message,
                     name:"Pesan dari Struktur Kode"
                    }); 
}

//script untuk membuat email notifikasi ke email anda
function emailNotifiation(e) {
  var name=e.values[1];// mengambil data nama dari spreadsheet di kolom 1
  var email=e.values[2];//mengambil data email di kolom 2
  var userMessage=e.values[3];//mengambil data pesan di kolom 3
 
 
  var subject="Pesan baru untuk Anda";
 
  var message=createHTMLHeader(); 
 
  message+="<b>Hello</b><br/>";
  message+="Anda sudah mendapatkan pesan baru dari :"+name+" <br/><br/>";
  message+="<b> Isi Pesan:</b><br/>";
  message+=userMessage;
 
  message+=createHTMLFooter();
 
  MailApp.sendEmail({
    to:"exmple@gmail.com",
    subject:subject,
    htmlBody:message,
    name:"Struktur Kode"
  });
}

function createHTMLHeader(){
  var html="<!DOCTYPE html PUBLIC '-//W3C//DTD XHTML 1.0 Transitional//EN' 'http://www.w3.org/TR/xhtml1/DTD/xhtml1-transitional.dtd'>";
  html+="<html xmlns='http://www.w3.org/1999/xhtml'>";
  html+="<head>";
  html+="<meta http-equiv='Content-Type' content='text/html; charset=utf-8' />";
  html+="</head>";
  html+="<body>"; 
  return html;
}

function createHTMLFooter(){
  var html="</body>";
  html+="</html>";
  return html;
}

Silahkan ganti tulisan warna merah example@gmail.com dengan email anda yang akan anda gunakan untuk menerima pemberitahuan setiap kali ada yang melakukan submit data di formulir anda.

Kemudian jangan lupa tekan tombol simpan, terlihat seperti gambar dibawah ini:


Langkah #4
Mengaktifkan Trigger untuk script yang sudah kita buat.
Trigger berfungsi untuk mengintegrasikan atau menghubungkan script yang sudah kita buat tersebut dengan spreadsheet.

Kita akan atur agar ketika responder melakukan submit data melalui formulir online, secara otomatis akan menjalankan script tersebut dan akan mengirimkan pemberitahuan kepada pemilik formulir dan juga kepada responder.

Caranya adalah sebagai berikut:
a. Pada script Editor silahkan pilih menu Resources > Current Project's Trigger..., terlihat seperti gambar dibawah ini:


b. Pada tampilan trigger setting klik link No triggers set up. Click here to add one now,  kemudian lakukan pengaturan trigger seperti gambar dibawah ini:


Pada baris 1, Kolom Run pilih emailConfirmation, Kolom Event, pilih From spreadsheet dan On from submit

sedangkan pada baris 2, Kolom Run pilih emailNotification, Kolom Event, pilih From spreadsheet dan On from submit

c. Klik juga link notification untuk tiap baris yang terletak disebelah kanan, kemudian  lakukan pengaturan seperti gambar dibawah ini:



Lakukan untuk setiap baris, klik ok kemudian tekan tombol Save.

Sampai tahap diatas anda sudah berhasil membuat email notifikasi google form dalam format html, untuk mengetes formulir anda caranya adalah sebagai berikut:

Silahkan Aktifkan Editor Formulir anda, kemudian tekan tombol View life Form , terlihat seperti gambar dibawah ini:



Silahkan anda coba formulir online anda, jika berhasil maka setiap kali anda selesai melakukan submit data, tunggu secara otomatis akan ada email pemberitahuan ke email anda.

#Demo:
Untuk demo anda bisa klik disini


Demikian artikel tentang cara membuat email notifikasi google form dalam format html, semoga bermanfaat dan selamat mencoba.